Để xác định loại giấy phép cần thiết, việc đầu tiên và quan trọng nhất là phân loại chính xác chức năng và nội dung hoạt động của website. Pháp luật Việt Nam hiện nay phân chia website thành nhiều loại hình với các yêu cầu cấp phép khác nhau.
A. Trang Thông Tin Điện Tử Tổng Hợp (Giấy phép ICP)
Trang thông tin điện tử tổng hợp (ICP) là website của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp thông tin tổng hợp trên cơ sở trích dẫn nguyên văn, chính xác nguồn tin chính thức. Các website này thường tổng hợp tin tức, bài viết từ các báo điện tử, tạp chí, hoặc các nguồn tin hợp pháp khác. Một số ví dụ phổ biến tại Việt Nam bao gồm kenh14.vn, 24h.com.vn, zing.vn, soha.vn.
Theo quy định, tổ chức, doanh nghiệp chỉ được thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp khi đã có Giấy phép thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp. Đây được xem là một loại “giấy phép con” bắt buộc đối với loại hình hoạt động này.
Cơ quan có thẩm quyền cấp phép cho trang thông tin điện tử tổng hợp phụ thuộc vào đối tượng xin cấp phép. Sở Thông tin và Truyền thông các tỉnh, thành phố là cơ quan cấp phép cho doanh nghiệp tư nhân và tổ chức thông thường đặt trụ sở tại địa phương đó.
Trong khi đó, Cục Phát thanh, Truyền hình và Thông tin điện tử – Bộ Thông tin và Truyền thông có thẩm quyền cấp phép đối với các cơ quan nhà nước, đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước, cơ quan báo chí, cơ quan ngoại giao và lãnh sự. Thời hạn của giấy phép này tối đa là 10 năm.
B. Website Thương Mại Điện Tử (Thông báo/Đăng ký với Bộ Công Thương)
Website thương mại điện tử là một trang thông tin điện tử được thiết lập để phục vụ một phần hoặc toàn bộ quy trình mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ trên mạng, bao gồm việc trưng bày sản phẩm, dịch vụ, giao kết hợp đồng, cung cấp dịch vụ, thanh toán và dịch vụ sau khi bán hàng. Loại hình này được chia thành hai nhóm chính với yêu cầu pháp lý khác nhau:
- Website thương mại điện tử bán hàng: Là website do thương nhân, tổ chức, hoặc cá nhân tự thiết lập để xúc tiến hoạt động thương mại, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ của chính mình. Các website này cần phải thực hiện thủ tục thông báo với Bộ Công Thương.
- Sàn giao dịch thương mại điện tử: Là website cho phép các thương nhân, tổ chức, hoặc cá nhân không phải là chủ sở hữu của trang web thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ trên đó. Các ví dụ điển hình bao gồm Sendo.vn, Tiki.vn, Lazada, Shopee. Các website này cần phải thực hiện thủ tục đăng ký với Bộ Công Thương.
Cơ quan quản lý và xác nhận đăng ký website thương mại điện tử là Bộ Công Thương, cụ thể là Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (trước đây là Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin).
C. Mạng Xã Hội (Giấy phép MXH)
Mạng xã hội (social network) là một hệ thống thông tin cung cấp cho cộng đồng người sử dụng mạng các dịch vụ lưu trữ, cung cấp, sử dụng, tìm kiếm, chia sẻ và trao đổi thông tin với nhau. Điều này bao gồm các chức năng như tạo trang thông tin điện tử cá nhân, diễn đàn (forum), trò chuyện (chat) trực tuyến, chia sẻ âm thanh, hình ảnh và các dịch vụ tương tự.
Các loại website có chức năng diễn đàn, website chia sẻ âm thanh, hình ảnh, website có chức năng tạo trang cá nhân, website có chức năng lưu trữ, tìm kiếm, bình luận, chia sẻ nội dung giữa người dùng đều phải xin Giấy phép mạng xã hội.
Giấy phép mạng xã hội do Bộ Thông tin và Truyền thông, cụ thể là Cục Phát thanh, Truyền hình và Thông tin điện tử cấp phép. Thời hạn của giấy phép này cũng tối đa là 10 năm.
D. Các Loại Website Không Cần Giấy Phép Đặc Thù
Không phải tất cả các website đều cần giấy phép đặc thù. Các website chỉ giới thiệu công ty, sản phẩm, dịch vụ, hướng dẫn sử dụng, hoặc tin tức nội bộ công ty (không sao chép từ báo chí hoặc tổng hợp từ các nguồn tin hợp pháp khác) không cần xin giấy phép ICP hoặc đăng ký/thông báo thương mại điện tử/mạng xã hội.
Đối với website cá nhân, thông thường không cần cấp phép hoạt động website, miễn là không vi phạm các điều cấm của pháp luật về thông tin trên mạng (Điều 5 Nghị định 72/2013/NĐ-CP). Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu một website cá nhân phát triển thành trang thông tin điện tử tổng hợp (ví dụ: thường xuyên trích dẫn tin tức từ các nguồn chính thức) hoặc cung cấp dịch vụ thương mại điện tử (ví dụ: khi cá nhân đăng ký là thương nhân và bán hàng trực tuyến), thì sẽ phải tuân thủ các quy định cấp phép/thông báo tương ứng.
Việc phân loại chính xác chức năng chính của website là bước khởi đầu quan trọng nhất để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Một sai lầm trong việc xác định bản chất hoạt động của website có thể dẫn đến việc hoạt động trái phép, hồ sơ bị từ chối, hoặc phát sinh các gánh nặng hành chính không cần thiết.
Ví dụ: một website công ty có vẻ vô hại nhưng nếu thường xuyên tổng hợp hoặc tái bản nội dung từ các nguồn tin tức chính thức, nó có thể vô tình trở thành một trang thông tin điện tử tổng hợp và phải xin giấy phép ICP.
Tương tự, một blog cá nhân có thể trở thành mạng xã hội nếu cho phép người dùng tạo hồ sơ, chia sẻ nội dung và tương tác rộng rãi. Điều này nhấn mạnh rằng việc tuân thủ phụ thuộc vào việc hiểu các định nghĩa chức năng theo luật pháp, chứ không chỉ dựa vào mục đích ban đầu của chủ sở hữu.
